イベント終了後の告知ページはどうする？

イベントの告知ページは、開催の前にはよく手を入れますが、終わったあとは忘れられがちです。ところが、ページは開催後も検索に出てきますし、SNSで共有されたリンクから開かれることもあります。開催前のままの「お申し込み受付中」が残っていると、来年の開催と勘違いされたり、終わったイベントに申し込みが届いたりします。

この記事では、イベントが終わったあとに告知ページをどう直し、どう残すかを、やることの順番に沿って紹介します。毎年続くイベントで、URL（ページの住所）をどう扱うかの考え方にも触れます。

終わったらすぐやること：終了の表示と申し込みの停止

開催の翌日、遅くとも数日のうちに、次の2つを済ませましょう。どちらも短い作業ですが、放っておくと困りごとにつながります。

1. ページのいちばん上に「終了しました」を出す

ページを開いた人が、まず目にする場所に終了の表示を置きます。日付も入れると、いつのイベントかがすぐ分かります。

開催前に置いていたカウントダウンや「残りわずか」などの表示は、外すか、終了の表示に置き換えます。

2. 申し込みフォームとチケットの入口を閉じる

申し込みのボタンやフォームは、ページから外すだけでなく、受付そのものを止めることが大切です。フォームの仕組みによっては、ページからリンクを外しても、フォームの住所を知っている人は送信できてしまうことがあります。フォームを作ったサービスの設定で、受付を締め切りましょう。設定の方法は、使っているサービスの公式ヘルプを確認してください。

あわせて、申し込みで集めた名前や連絡先の扱いも決めます。何に使うとページで約束していたかを確かめ、その範囲で使い、必要がなくなったら消す、保管する人を決める、といった扱いを整えておきます。

個人情報の取り扱いについては、個人情報保護委員会の案内が参考になります。

開催レポートを載せる

終了の表示の次は、当日の様子を伝えるレポートです。来られなかった人には雰囲気が伝わり、来た人には思い出になり、次回の参加を考える人には判断の材料になります。

レポートは長い文章でなくてかまいません。次のような内容を、写真とあわせて短くまとめます。

• お礼のことば（来場者、出演者、出店者、協力してくれた地域の方へ）
• 当日のようす（天気、会場の雰囲気、印象に残った場面）
• 出演や出店の一覧（了承を得たうえで、名前とひとこと）
• 当日あったトラブルと、その対応（あれば。次回の改善点として）
• 募金や売上の寄付などがあれば、その報告

レポートは、記憶が新しく、参加した人がまだ話題にしているうちに出すのが理想です。すべての写真を選び終わるのを待たず、まずお礼と数枚の写真で短く公開し、あとから写真や出演者の紹介を足していく方法もあります。公開したら、SNSでもレポートのページへのリンクを知らせましょう。告知のときに使ったアカウントで知らせると、開催前にページを見た人にも届きます。

来場者の数のような数字を載せる場合は、数え方が分かるように書きましょう。正確に数えていない場合は、無理に数字を出さず「たくさんの方に」とする方が誠実です。お知らせの文章の組み立て方は、お知らせの書き方の例文集も参考になります。

写真を載せるときの了承

レポートの写真には、来場者や出演者が写ります。載せる前に、写っている人の了承を確かめましょう。

• 開催前の告知や当日の会場で、「撮影した写真をホームページに載せることがあります」と知らせていたか
• 出演者や出店者には、写真の掲載について事前に確かめたか
• 顔がはっきり分かる来場者の写真は、本人の了承があるか。なければ後ろ姿や遠くからの写真にする
• 子どもが写っている写真は、保護者の了承があるか
• 「載せないでほしい」と言われたときに、すぐ外せる連絡先をページに書いているか

了承を取りきれない場合は、会場の飾りつけや、舞台を遠くから写した写真、手元や後ろ姿の写真を中心にすると安心です。来年に向けて、当日の受付や告知ページで撮影のことを知らせる一文を入れておきましょう。

次回の予告と、アーカイブとしての残し方

毎年続くイベントなら、レポートの下に次回の予告を置きます。日程が決まっていなくても、「次回は〇年の秋に開催予定です。決まり次第このページでお知らせします」と書くだけで、ページを再び見に来てもらうきっかけになります。SNSやメールのお知らせを受け取る方法があれば、その入口も添えましょう。

次の開催の準備が始まったら、前回の内容は「過去の開催」として残しておくのがおすすめです。過去の出演者やレポートの一覧は、初めての人が「どんなイベントか」を知る資料になり、出演や協賛を考える人にも役立ちます。

毎年同じURLを使うか、年ごとに分けるか

毎年続くイベントでは、告知ページのURLをどうするかを決めておきます。考え方は大きく2つです。

やり方	向いているイベント	気をつけたいこと
毎年同じURLのページを更新する（例：/festival/）	毎年同じ名前で開催し、告知が中心のイベント	前年の内容は、別のページ（例：/festival/2027/）に移して残す
年ごとにページを分ける（例：/2027/、/2028/）	年ごとに内容や名前が大きく変わるイベント	最新の年のページへ、前年のページからリンクを張る

毎年同じURLを使うと、前年のページを見た人やSNSのリンク、ポスターの二次元コードから、いつも最新の告知にたどり着けます。検索で積み上げた評価も引き継がれやすくなります。迷ったら、毎年同じURLを「最新の開催の入口」にして、過去の回は年ごとのページに残す形が扱いやすいでしょう。

一度決めたURLを途中で変えると、印刷物や他のサイトからのリンクが切れることがあります。最初の開催のときに決めておくのが理想です。

終わったあとのチェックリスト

• ページのいちばん上に、日付入りの終了の表示を出した
• カウントダウンや「受付中」の表示を外した
• 申し込みフォームとチケットの受付を、サービスの設定で締め切った
• 集めた個人情報の扱い（使う範囲、消す時期、保管する人）を決めた
• お礼と開催レポートを載せた。写真の了承を確かめた
• 次回の予告、またはお知らせの受け取り方を載せた
• 過去の回をどこに残すか、URLの扱いを決めた

このチェックリストは、更新を頼んでいる人や団体の仲間と分担するときにも使えます。日々の更新の進め方はホームページの更新のコツで紹介しています。

まとめ

イベントが終わったら、まず終了の表示を出し、申し込みの受付を止めます。そのうえで、お礼と開催レポート、了承を得た写真、次回の予告を載せ、過去の回はアーカイブとして残しましょう。毎年続くイベントは、同じURLを最新の入口にすると、告知の積み重ねが次につながります。

開催前の告知を含めたイベントのページの作り方は、イベント・団体のホームページ制作で紹介しています。